餐饮企业的日常运作从总体上可分为三大环节，即进货环节、生产环节和销售环节。

这三大环节是一个有机整体，即餐饮企业要满足客人的需求，而食品原料的采购又必须满足生产的需求。只有使产、供、销在运行中形成协调的一体化格局，才能使餐饮企业进入良性循环，其中的供即食品原料的采购是第一个环节，也是其他环节正常运转的前提。

一、食品原料的采购及其重要性

食品原料的采购是指餐饮企业根据生产经营的需要，以适当的价格订货，并购买到所需质量的食品原料。采购是由餐饮企业的生产特点及原料供应情况决定的，包括订货和购买两个部分。

订货指根据餐饮企业的生产需要量、库存、质量要求、价格适宜度，结合供应商的各项条件，综合其他方面影响因素确定需要购买的物品及其数量的过程。

购买指根据订货确定的物品及其数量实施购买行为，完成采购的过程。作为餐饮企业日常运转的第一个环节，采购是非常重要的，因为餐饮企业必须购买食品原料和其他辅料以便生产和出售食品、饮料。

采购过程运行的好坏将影响资金的使用或流失。例如，如果采购的物品太少，出现库存短缺，就会影响餐饮产品的生产；如果采购得太多，导致原料积压，资金周转速度太慢，就会加大企业成本。

具体来说，采购工作的重要性主要表现在：

（1）采购价格影响餐饮产品的利润。在市场经济条件下，一定数量的餐饮产品的价格受到市场竞争的影响，在供求关系综合作用下产生价格的波动，将影响餐饮企业利润的高低。

（2）采购影响企业流动资金的周转。在市场经济条件下，一定数量的流动资金周转一次获取的利润基本上是一定的。餐饮企业用于采购的流动资金周转的次数越多，利润就越多，但并不是用于采购的流动资金流动得越快越好，因为每一次采购都会有非采购费用发生，如采购人员的差旅费、采购物品的运输费等，这些都使得餐饮企业必须根据自身的实际需要确定采购的周期，从而影响整个餐饮企业流动资金的周转。

二、采购运作程序

采购程序是采购工作的核心之一。实施采购首先应制定一个有效的工作程序，使从事采购的有关人员和管理人员都清楚应该怎样做、怎样沟通，以形成一个正常的工作流程，也利于管理者履行职能，知道怎样去控制与管理。

各饭店可根据自己的管理模式，制定符合饭店实际的采购程序，但设计的目的和原理是相同的。

餐饮产品生产人员需要食品、饮料和其他辅料去制备菜肴，他们据此填写领料单，并将写好的领料单交给贮藏室管理人员，然后由贮藏室管理人员发放所需原料。

在某些时点上，贮藏室的存货，即食品、饮料和其他辅料的存货数量必须补充。需要订货时，由贮藏室人员填写请购单交给采购部。

请购单是详细描述所要购买原材料的凭证，包括所需数量以及所需物品，然后采购部通过正式或非正式的采购预订系统向供应商订购所需货物，并将订购单的副联交给验收和会计人员。

供应商将订购的货物送到验收处，并给验收员一张送货发票，供应商的发票上写明所送货物的名称、规格、数量和价格以及应付款的总价。

验收员要对照请购单的副联或采购记录单对所送货物进行核查，同时，还要检验货物的质量和损坏情况等事项。所送货物经检验并接受后，送货员将其转送到合适的储存地点，送货发票则送到财务部门。

会计人员即可以处理有关单据，并支付供应商货款。尽管采购程序因企业的经营情况不同而各异，但这些基本步骤却是相同的。

即使电子数据处理代替了采购程序的全部或部分手工劳动，其基本步骤仍大致如此。